Als je partij bent bij een notariële akte, is het niet in alle gevallen nodig om zelf op het notariskantoor te aanwezig te zijn om de akte te ondertekenen.
Vaak kun je een ander (een mede-partij die wel aanwezig zal zijn of een medewerker van het notariskantoor) volmacht geven om (mede) namens jou de akte te ondertekenen. De volmacht wordt dan aan je toegezonden, welke je na ondertekening terugstuurt samen met een kopie van een geldig legitimatiebewijs.
Omdat de notaris echter zo nog niet kan zien of je zelf de handtekening hebt gezet, wordt je gevraagd je handtekening onder de volmacht in bijzijn van een notaris te zetten. Dat kan bij ons of bij een notaris bij je in de buurt. Onder je handtekening zet de notaris dan een verklaring dat het echt jouw handtekening is. Dit heet legalisatie van een handtekening. Aan de legalisatie van een handtekening kunnen kosten verbonden zijn.
Legalisatie in het buitenland
Als je in het buitenland woont, dien je bij een daartoe ter plaatse bevoegde instantie zorg te dragen voor legalisatie. Het is per land verschillend, welke instanties bevoegd zijn.
Omdat wij moeten kunnen nagaan of de buitenlandse instantie die een handtekening heeft gelegaliseerd daartoe ook bevoegd is, dient naast de legalisatie ook een zogenaamd Apostille op het stuk te staan. Dit Apostille wordt alleen afgegeven in landen, die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag (“Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten”).
Welke landen zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag kun je vinden in de Verdragenbank op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Daar vind je ook welke autoriteit in dat land het Apostille kan afgeven.
Woon je in een land dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan is lastig na te gaan of de buitenlandse instantie die een handtekening heeft gelegaliseerd daartoe ook bevoegd is. In dat geval kun je het beste je handtekening laten legaliseren door een Nederlands consulaat of door de consulaire afdeling van een Nederlandse ambassade. Adresgegevens van consulaten en ambassades vind je ook op de website van het Ministerie van Buitenlandse zaken.
Nederlandse consulaten en consulaire afdelingen van Nederlandse ambassades legaliseren alleen handtekeningen van Nederlanders.