Er kunnen verschillende redenen zijn om te besluiten tot een wijziging van de statuten. Een veel voorkomende wijziging, zeker na een overname van een bedrijf, is de wijziging van de naam van de rechtspersoon. Oude statuten zijn vaak juist weer een reden om de statuten volledig te wijzigen. Bij wijziging van de statuten moet je er op te letten, dat in de wet en in de statuten allerlei formele voorschriften zijn opgenomen die moeten worden nagekomen, wil een besluit tot statutenwijziging rechtsgeldig zijn. Ons dringend advies is dan ook: neem eerst contact met Uw Notaris op, als u overweegt statuten te wijzigen. Wij helpen je graag.
Wijzigingen in de contactgegevens van de rechtsvorm kunnen zonder tussenkomst van de notaris aan het handelsregister worden doorgegeven. Voor een wijziging van de statuten van de rechtspersoon is een notariële akte verplicht.
Statuten wijzigen van een bv
Als de statuten geen zwaardere procedure voorschrijven, kan het besluit van de aandeelhouders met volstrekte meerderheid worden genomen. Dan moet wel aan alle oproepingsvereisten zijn voldaan. Bij de oproeping van de vergadering moet worden vermeld dat een voorstel tot statutenwijziging wordt gedaan en bij de bv moet de woordelijke tekst van het wijzigingsvoorstel ter inzage worden gelegd.
Vaak worden vergaderingen van aandeelhouders minder formeel bijeengeroepen. In dat geval kan toch besloten worden tot statutenwijziging. De stemmen moeten dan schriftelijk worden vastgelegd en alle vergadergerechtigden moeten instemmen met de wijze van besluitvorming. Afhankelijk van de aard van de statutenwijziging kan op grond van de wet instemming of goedkeuring nodig zijn van aandeelhouders.
Statuten wijzigen van een stichting
Vooropgesteld dient te worden, dat het recht omtrent stichtingen in het Burgerlijk Wetboek tamelijk summier is. De wet kent slechts een beperkt aantal voorschriften, die ook nog niet eens allemaal van dwingendrechtelijke aard zijn; er is dus een grote vrijheid om de statuten van een stichting naar wens in te richten.
Uitgangspunt van de wet is echter dat de statuten van een stichting niet gewijzigd kunnen worden. Alleen wanneer in de statuten is opgenomen dat zij gewijzigd kunnen worden, is wijziging mogelijk. Op dit punt bestaat een verschil tussen een stichting en een vereniging; de algemene vergadering van een vereniging is namelijk steeds bevoegd om tot statutenwijziging te besluiten (tenzij dit statutair uitdrukkelijk is uigesloten). Uit de stichtingstatuten zal dus duidelijk moeten blijken, dat een wijzigingsbevoegdheid aanwezig is en als die wijzigingsbevoegdheid aanwezig is, door wie de statuten kunnen worden gewijzigd. Ook de procedure die gevolgd moet worden voor het besluit tot statutenwijziging zal in de huidige statuten zijn opgenomen.
Wanneer de statuten niet voorzien in de mogelijkheid van wijziging, geeft de wet een algemene voorziening op grond waarvan de rechter de statuten van een stichting niettemin kan wijzigen, namelijk indien ongewijzigde handhaving van de statuten tot oorspronkelijk ongewilde gevolgen zou leiden. Deze mogelijkheid strekt zich ook uit tot wijziging van het doel.
De rechter kan de statuten, ook wanneer deze de mogelijkheid van wijziging niet voorzien, wijzigen indien ongewijzigde handhaving zou leiden tot gevolgen die bij de oprichting redelijkerwijs niet kunnen zijn gewild. De term ‘redelijkerwijze’ brengt bij de beoordeling een objectief element naar voren: de rechter heeft rekening te houden met de wil van de oprichter(s) in het licht van de huidige omstandigheden. De rechter moet daarbij zo min mogelijk afwijken van de bestaande statuten. Indien wijziging van het doel noodzakelijk is, wijst de rechter dan ook een doel aan dat aan het bestaande verwant is.
Wat nu wanneer de statuten wijziging daarvan (inclusief wijziging van het doel) wel toelaten? Is er dan ook een algehele vrijheid om (ook) het doel te wijzigen? Dat is niet het geval.
Op de notaris die met de statutenwijziging is belast waarbij het doel wordt gewijzigd, rust onder omstandigheden een verdergaande onderzoeksplicht.
Statuten wijzigen van een vereniging
Voor de statutenwijziging is een besluit nodig van de leden. De leden kunnen daarbij een of meer personen machtigen om de notariële akte te tekenen. Bij de oproeping van de vergadering moet worden vermeld dat een voorstel tot statutenwijziging wordt gedaan. De woordelijke tekst van het wijzigingsvoorstel moet bovendien voor de leden ter inzage worden gelegd. De tekst moet ook ter inzage worden gelegd als alle leden het voorstel al toegestuurd hebben gekregen. In de huidige statuten kunnen meer eisen worden gesteld aan hoe het besluit tot statutenwijziging moet worden genomen.